控制会议时间的“1+3”组合拳

2019年02月28日14:43

会风见作风。我们常讲,改进会风,务求实效。讲实效,既讲实在的效果,也说实际的效率。如何高效组织会议、有效控制时间、圆满完成工作?我们可以结合“1+3”办会模式,一起讨论,寻找答案。

所谓“1”,就是树立一个理念

树立重在务实、要在充实、贵在落实的办会理念,坚决破除形式主义、官僚主义,提高会议效率,提升工作质量,改会风、转作风、树新风。

坚持问题导向办会。开短会、讲短话、戒空话、去套话,把精力放在解决问题上,把时间用在落实工作中,瞄着问题去,追着问题走,多开事半功倍的会。

坚持创新思路办会。充分运用新思路、新办法、新技术控制会议时间,突破僵化模式,改进会议形式,使长会变短、短会变实。

坚持精简节约办会。严格控制会议的规模和时间,减少人力、物力、财力投入,实现会议效益最大化。

坚持建章立制办会。先立规矩后开会,对照中央八项规定精神和相关要求,填空白、补短板、疏堵点,加强制度建设,完善机制保障,注重规范与效率之间的平衡,用制度管会,让规矩控时。

所谓“3”,就是把握三个步骤

做好会前功课、会中提醒和会后小结,从环节入手,细节落脚,出“组合拳”,打“主动仗”,找准高效会务的切入点和突破口。

做好会前功课

谋划在前。会前主动熟悉会议情况,紧紧围绕会议主题,着眼议程安排、议题设置、议事环节等方面,优化会议流程,科学安排时间,拿出一份能操作、可落实、高时效的会议方案,掌握高效办会主动权。

推演在前。会前静下心来,在脑海里全程推演各个环节的时长。带着问题意识来推演,本着实战精神去解决,对可能延时的环节,提前有对策;对可能超时的人员,提前去对接;对可能拖时的事项,提前去优化。

比如,一些有人上台发言的会议,可在台口附近预留一个机动座位,前一位上台发言,后一位到此等候,快速衔接,节省时间,等等。要多做实战推演,不做“纸上谈会”。

热身在前。打足提前量,热身很重要。要重视会前的沟通协调工作,讨论复杂议题,提前召开通气会协商;议定重大事项,提前征求各方面意见;召开一般会议,如无保密要求,提前分发材料、周知议题,让与会人员提前热身准备,提前进入状态、熟悉情况,有的放矢发言,节省临时研阅和会上思考时间。

做好会中提醒

一次会议,既有既定安排的程序性因素,也有随机出现的不确定因素,有效控制会议时间,需要现场的有效引导和时间管理,重点做好“会中六提醒”。

一是开门见山郑重提醒,简明的开场白,讲清会议的时长、发言的时限,共同尊重遵守会议规则。

二是叫停跑题策略提醒,引导大家围绕中心议题充分讨论、发表意见,出现跑题情况时,有策略地叫停,把发言内容控制到当前议题上,聚焦实质性问题的讨论。

三是控制节奏合理提醒,掌握每项议题讨论时间的主动权,要对冗长的演说、无边的漫谈、过细的阐述或不善言辞的拖沓,引导发言人及时亮明观点,要用最简单的话,讲清最关键的事,合理控制会议节奏,不因环节进度影响整体进程。

四是针对超时巧妙提醒,要强化发言限时约定,称职的主持人,不是超时的“老好人”,而是守时的“当家人”。提醒的方式有多种,递个纸条、给个眼神,指指手表、看看挂钟,或直接重申时限要求。在这方面,设置语音提醒也是一个不错的方法,提前录制两句语音提醒,现场计时,到时播放,如“您的发言时间还有一分钟”“您的发言时间已到”,公平发言,公正限时。

五是化解分歧客观提醒,会议出现与议题无关的长时间争辩,这既是与对方观点的较真,也是与会议时间的较量,无聊的争论要打断,有益的辩论要引导,不要让宝贵的会议时间与漫长的争辩过程赛跑。

六是现场研判即兴提醒,一些小范围调研会,可围绕主题现场出题,即兴提醒,不需照本宣科,共同轻松答题,主题聚焦了,气氛轻松了,时间也宽松了。

做好会后小结

小结不小,值得重视。将“有效控制时间”纳入小结范畴,便可梳理出与控时提效有关的诸多会务要素,比如:会后对照议题用时、发言用时、转场用时、休会用时、合影用时、视频用时、材料用时、主持用时等情况,梳理完善控时措施。以“材料用时”为例,可小结如下:这次会议,通过精简压缩汇报材料字数控时情况如何;口头汇报材料转为书面提交材料后省时情况如何;汇报方式优化为PPT形式后用时情况如何;等等。要做到动态完善,常态积累,在研究状态下工作,在总结规律中改进,一会一小结,一会一提效。

也许,此时此刻,你又与一个会议相遇,或承办,或主持,或参与,如有必要,不妨行动起来,做一次会议时间的瘦身,这是一件很有意义的事情。

(来源:《秘书工作》杂志)

(责编:王楠、张莉)